莆田学院人事档案管理工作制度

人事[2003]14号

为了加强我校教职工人事档案管理工作，提高科学管理水平，有效保护和利用人事档案，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和中共中央组织部、福建省委组织部的有关文件规定精神，结合我校的实际情况，特制订以下工作制度：

　　一、人事档案材料的收集、鉴别与归档

　　⒈人事档案收集内容：①教职工履历表、简历表、各类人员登记表等材料。②自传和属于自传性质的有关材料。③教职工学习经历和进修培训的有关材料。④审计工作中形成的有关材料，政审工作中形成的有关材料。⑤评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料，创造发明、科研成果鉴定材料。⑥入党、入团和加入民主党派的有关材料，更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作形成的有关材料。⑦教职工表彰奖励和违法乱纪处理工作中形成的有关材料。⑧教职工任免、调动等工作中形成的有关材料，录用、聘用干部和招收工人工作中形成的有关材料。⑨办理教职工工资、待遇等工作中形成的有关材料，健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料，办理丧事形成的有关材料。⑩其他对考察了解教职工有参考价值的材料。

　　⒉人事档案室设在人事处,档案管理工作人员应积极主动地与形成人事档案材料的校内各有关单位取得联系，各有关单位在形成正式材料后一个月内，负责将应归档的材料送交人事档案室归档。

　　⒊归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

　　⒋归档材料必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料，一般应有本人的签名。如发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。

　　⒌严把“归档关”，防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现要予以清除，并对当事人严肃查处。

　　⒍对于教职工人事档案中缺少的材料要逐份进行登记，并积极收集补充归档，保证档案内容的完整。

　　⒎建立《收集零星材料登记册》登记制度，凡送交归档材料须进行登记，由交件人和收件人签名，以便查对。

　　⒏教职工职务任免、职称聘任或工资变动，应及时将其职务职称变动和工资变动的材料登记入档案。

　　⒐人事档案材料经鉴别登记后，应及时装入本人档案袋内，两年装订入卷一次。

　　二、人事档案的查阅与借阅

　　⒈教职工人事档案主要是提供党委和组织人事部门在办理教职工的考察、任免、调动、政审、组织处理、确定入伍时间、入党、出国、工资福利待遇等工作时使用，其他一般不予查阅。

　　⒉校内单位因工作需要查阅教职工人事档案，必须填写《查阅人事档案审批表》，由查阅单位负责人签字并加盖公章。查阅副处级干部及其以上人员的人事档案，须经组织部领导批准，指派党员干部查阅。查阅其他教职工人事档案，须经人事处领导批准，指派党员干部查阅。

　　⒊校外单位因工作需要，查阅我校教职工人事档案的，须持有县处级以上单位的组织人事部门的介绍信，并填写《查阅人事档案审批表》，经组织部或人事处领导审批后，方可查阅。

　　⒋任何个人不得查阅本人及其直系亲属的人事档案，如个人因入学深造、进修、申报专业技术职务等，确需某方面的材料，须经人事处领导批准，由人事档案室代为办理。

　　⒌人事档案一般不予外借，确因工作需要须借出使用的，应填写《借阅人事档案审批表》，按上述审批权限由组织部或人事处领导批准后予以借出，借阅档案必须在批准的期限内归还。

　　⒍查（借）阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、增添、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外散布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直到纪律处分。

　　⒎查（借）阅档案的单位或个人，因工作需要必须通过档案取得有关证明或证据材料的，需经组织部或人事处领导批准，由档案工作人员予以办理。

　　三、人事档案的转递

　　⒈教职工调往校外单位工作，在接到调档函后一个星期内将其档案转给新的主管单位。

　　⒉人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交教职工本人自带。

　　⒊转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

　　⒋转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。

　　⒌收到转递来的档案，经检查核对无误后，在收到档案7天内将回执退回发档单位。

　　⒍转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话催要，收到回执后要将回执粘贴在《转递通知单》存根上备查。

　　四、人事档案的保管、保护、检查与核对

　　⒈非人事档案室工作人员，未经许可不得进入档案库房。

　　⒉不得在档案库房内阅档或办公。

　　⒊档案库房内严禁吸烟，不准堆放杂物，不准存放易燃易爆物品，严禁把火源带进库房。

　　⒋要保持档案库房的清洁和库内适宜温湿度。

　　⒌档案库房的防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，杜绝隐患。

　　⒍维护档案材料的完整，对破损、变质和字迹退色不清的材料，可采取修复、打印、抄写、复印等方法进行抢救，凡打印、抄写、复印的材料，经办人应签名并加盖公章。

　　⒎编制好检索工具，合理排放档案，防止漏检和误检。

　　⒏每年对人事档案进行一次全面检查、核对，并对检查核对情况进行记录，发现问题及时解决。

　　五、人事档案的安全保密

　　⒈严格遵守党和国家的保密制度，认真履行职责，保管好教职工人事档案，做好“六防”工作，严防档案丢失、散落、损坏、失泄密事故的发生。

　　⒉未经批准，不得擅自拍摄、复制档案内容，不得向无关人员泄露档案内容。

　　⒊不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

　　⒋严禁任何个人私自保存他人档案。

⒌对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。

莆田学院人事处

二OO三年十二月六日