一、招生工作

在“全国高等继续教育信息管理系统”上编制当年度拟招生专业和拟招生人数，教务科确认人才培养方案——待省厅审核，如有问题，再次修改提交——制作招生简章等宣传材料并下发招生宣传合作单位——在“计划管理系统上”编制招生专业目录——提交主管部门审核——编制各专业招生计划数——提交主管部门审核——招生录取

二、学籍和档案工作

1.新生报到入学

领取录取通知书——校对个人信息——缴费——填写学籍卡建档

2.新生学籍注册

按缴费名单在成教学习平台注册——学信网学籍注册——学号分给各招生宣传及学生服务合作单位及教务科——前置资格待查的学号扣下待资格复查

3.新生入学资格审核（3个月内）

前置资格待查学生需提供《教育部学历证书电子注册备案表》——学信网操作前置资格复查通过——提供学号报教务科通知学生学习

4.在校生学籍信息更正

新生入学3月底学籍信息核对——登录中国高等教育学生信息网（http://www.chsi.cn）——需变更的本人填写《福建省高等学校学生学籍信息变更申请有（确认）表》——提供相关材料（身份证、户口本、本人页、更正页等）——经办人审核——科室负责人审核——主管领导或分管领导审批——上报省教育厅备案审批

5.申请保留入学资格、休学

学生本人填写《莆田学院成人教育学生保留入学（休学）资格申请表》（因病须附二级甲等以上医院证明）——提供相关材料（身份证、医院证明、部队函等）——经办人审核——科室负责人审核——主管领导或分管领导审批——上报省教育厅备案审批

6.申请复学

学生本人填写《莆田学院成人教育学生复学申请表》（因病须附二级甲等以上医院证明）——提供相关材料（身份证、医院证明、部队函等）——经办人审核——科室负责人审核——主管领导或分管领导审批——上报省教育厅备案审批

7.申请退学

学生本人填写《莆田学院成人教育学生自动退学申请表》和《申请自动退学确认书》——提供相关材料（身份证、退费银行账号）——经办人审核——科室负责人审核——主管领导或分管领导审批——上报省教育厅备案审批

8.申请转专业

学生本人填写《转专业申请表》——提供相关材料（身份证、录取花名册）——经办人审核——科室负责人审核——主管领导或分管领导审批——上报省教育厅备案审批

9.申请转学

学生本人填写《转学备案表》和《福建省普通高等学校转学学生个人信息汇总表》——提供相关材料（转学申请书、在校期间表现鉴定、每学期成绩单、录取花名册、转学原因证明（患病转学须提供二甲以上医院诊断的原始病历，医院检查结论等医学证明材料）——经办人审核——科室负责人审核——主管领导或分管领导审批——批准后按规定公示5个工作日——上报省教育厅备案审批，待同意转学的批复

10.申请毕业证明书

学生本人填写《莆田学院成人教育补办毕业证明书申请表》——提供相关材料（身份证、两寸蓝底电子照及纸质照片两张）——经办人审核——科室负责人审核——主管领导或分管领导审批——学信网备案标注

11.预计毕业生名单初审

学信网下载预计毕业生名单（应、往届）——预定毕业证书芯——发给负责档案工作人员确认编号顺序

12.毕业生档案材料收集

13.毕业生图像采集、比对

图像采集有关文件要求及截止时间通知各招生开始图像采集——不采集的名单上报校本部说明情况盖公章——采集照片比对不通过的通知再提供——多次提供不过的通知来校面核并填表提供证明材料——上报省教育厅审批

14.毕业生资格终审

成教学习平台做毕业判断——做离校证数据——各招生点的离校证数据报财务、教务、学籍审核签字——报送校财务处——确定毕业生名单

15.制作、发放毕业证书及档案

设计编号打印毕业证——校对学信网学历照片与上交的纸质照片是否一致——粘贴学历照片——确定的毕业生名单上报校长办公会议——办理学校发文——向校办申请盖三个公章——按各区域安排工作人员发放毕业证书及档案——发放完毕业材料归档

16.毕业生学信网学历注册

根据离校证确定的过会的毕业生名单——做学信网学历注册数据——学历注册

17.新生、毕业生身份复核

学生本人提出申请，手写情况说明——填写《应往届毕业生身份比对确认表》、《新生身份比对确认表》——提供相关材料来校面核（单位证明、身份证、护士证、毕业证及证件照电子版(近照)数张比对——经办人审核——科室负责人审核——主管领导或分管领导审批——上报省厅备案审批

三、教学工作

（一）医学类教学管理

1.开课

平台开设课程基础设置——开课安排——通知——教学督导——面授课程安排教师授课——面授督课、查课

2.期末考试

期末考试安排——考务——同步课程平时成绩——考试成绩导入——做综合成绩——导出核对——发布、复核——补考名单发布

3.补考

期末考试补考、重修安排通知——考务——录入补考、重修成绩——复核、发布

4.毕业实习

毕业生实习安排通知——实习协调——实习单位汇总——实习手册接收——审核——实习成绩导入——导出核对——成绩发布

（二）非医类教学管理

二级学院上报课程表——查课、督课、反馈——收集期末考试安排表——期末考试督查——收集考试成绩

（三）学士学位报名等工作

学士学位报名通知——材料接收——审核、汇总、上报学位办——考试通知及协调——考试成绩通知——收集、上报办理学位证书有关材料

（四）毕业生学业成绩表打印、装档等工作

打印每个毕业生学业成绩表——学业成绩表、毕业生实习手册装档

四、财务工作

（一）学生缴费与退费工作

1.学生学费缴纳及公示

财务开设学费缴费平台——通知缴费流程事宜——催促学生缴费——统计各合作单位的学生缴费情况——缴费情况公示官网及公众号

2.退学费(已注册学籍)

在本学期课程结束前——由学籍科提供学生退学材料——制作退费报销单——审批——财务报销复核—材料归档

3.退学费(未注册学籍)

在本学期课程结束前——学生提供退费申请说明并签字、合作单位负责人签字并盖公章——制作退费报销单——审批——财务报销复核—材料归档

（二）合作单位相关费用办理

1.遴选合作单位的服务保证金

由合作单位将服务保证金汇款至莆田学院账户——OA申请开票——审批——开具票据保存及归档

2.退还遴选合作单位的服务保证金

当学生完全毕业或达到最长学习年限后退还——合作单位提供申请退还服务保证金的说明——制作报销单据——审批——财务报销复核—材料归档

3.联办返还款结算(函授)

统计已缴费的人数金额——制作结算单及结算学生名单——合作单位开具票据——学历教育科审核学生学籍及成绩——经办人审批——科室负责人审批——主管领导或分管领导审批——财务收费科审批——财务制单——财务处领导审批——分管校领导审批——财务处复核及归档结算款项

4.北京医大时代函授平台技术服务费

统计可结算的人数金额——制作结算单及结算学生名单——北京医大时代开具票据——学历教育科审核学生学籍及成绩——经办人审批——科室负责人审批——主管领导或分管领导审批——财务收费科审批——财务制单——财务处领导审批——分管校领导审批——财务处复核及归档结算款项

（三）离校证

负责财务处查询学费缴纳情况——填写学费——财务处签字并盖财务章——移交学籍工作人员

（四）财务经费预算上报

由各科室提供预算经费——统计汇总——上报财务处及人事处

（五）日常报销（包括：每月奖励性绩效报销、每月班主任津贴报销、每月快递费报销、各科室工作报销）

经办人上财务系统填报——线上审批/线下审批——财务报销复核——材料归档

五、培训工作

（一）培训计划申报与审批

1.学校培训项目

文件通知——各二级学院申报培训计划——培训科核实上报——培训计划部门核准——按文件要求办理申报办班手续

2.二级学院培训项目

申请人上学校网站——统一身份认证平台——一站式服务大厅填写：培训项目申请表、合同审查申请表（按需选填）、开具票据申请表（按需选填）、培训费预算申请表。

（二）培训过程管理

1.学校培训项目

按文件要求举办，配合相关部门检查，培训过程中管理材料留档。

2.二级学院培训项目

按文件要求自行办班，严格过程管理，填写莆田学院培训学员证书编号登记表、管理材料留档。

（三）培训报销

1.学校培训项目

申请人上学校网站——统一身份认证平台——一站式服务大厅填写：培训项目申请表、培训费预算申请表、培训费结算申请表——提供财务报销需要的相关材料办理报销手续。

2.二级学院培训项目

申请人上学校网站——统一身份认证平台——一站式服务大厅填写：培训费结算申请表 ——提供财务报销需要的相关材料办理报销手续

（四）培训档案管理

1.学校培训项目

提供（纸质版材料一式三份，电子版材料一份）：

（1）开班申请表（含教学计划、课程表）

（2）项目制培训开班申请报告

（3）培训单位组织开展项目制培训承诺书

（4）培训单位基本情况表

（5）开班申请的复函

（6）培训学员花名册

（7）补贴性免费职业技能培训补贴申请书

（8）培训补贴申领表

（9）培训补贴申领表培训合格人员名册

（10）培训证书（样本）

（11）培训现场照片（4张）

（12）培训学员身份证复印件

2.二级学院培训项目

提供：

（1）莆田学院继续教育学院培训项目备案表

（2）莆田学院培训班档案资料（按清单归档纸质版、电子档各一份）

六、院务工作

（一）官方网站、微信公众号信息发布

经办人拟稿并提交上传审批——科室负责人审批——院领导审批——网站管理员登录后台上传文稿——信息正式发布——办公室归档

（二）会务流程

相关科室负责准备会议材料——院领导批准——会议材料送办公室，办公室发布会议通知——准备会场——做会议记录——根据需要拟定会议纪要——会议纪要分发相关科室——办公室归档

（三）红头文件发布

经办人拟稿并提交发文审批——科室负责人审批——院领导审批——办公室审核、发文及归档

（四）公章使用

用印人员提出申请——经办人审批——科室负责人审批——院领导审批——办公室审核、用印及归档

（五）平安校园、文明校园、年度考评及数据采集等检查评估工作

办公室收文——院领导阅示——文件下发相关科室——办公室汇总整理材料——院领导审核——提交学校相关部门或省级部门

（六）招生宣传及学生服务合作单位遴选

办公室提出合作单位遴选方案——院务会议议定——校长办公会议议定——发布遴选合作单位公告——成立遴选工作小组——报名材料初审——对初审合格的单位进行实地考察及综合测评——拟合作单位报校长办公会议议定——议定后公示拟合作单位——发布合作单位公告

（七）合作协议签订

经办科室草拟合作协议——合作协议报学校法务律师审核——院务会议审核——分管校领导审核——与合作单位签订协议——协议归档

（八）日常低值易耗品、耐用品及小型服务采购

经办人采购申请——学院负责人审核——购买设备或服务——开具发票——办理设备出入库——报销及归档

（九）固定资产或大型服务采购

经办人采购申请——召开采购会议——会议通过后提交采购立项申请表——购买设备或服务——开具发票——办理设备出入库——报销及归档

（十）设备报废

经办人提交固定资产报废相关材料——二级资产管理员及鉴定小组审核——资产管理处资产管理员——学院负责人审核——资产管理处审核——报废材料归档