横向项目具体管理流程
一、项目预立项
1.1项目准备
项目负责人填写横向项目合同书(附件2),将合同书发到学校法律顾问林希平邮箱(邮件命名为××的横向项目+项目名称):645907821@qq.com,联系电话:18859668839,法律顾问进行审核修改。
1.2项目审核
当法律顾问审核意见为“附件中的合同文本未见违法之处,贵校可根据实际情况作为签约之文本。”后,项目负责人方可在OA上提出技术合同审查(预算及开票同时提出),经院领导-科研处经办-科研处领导(开票还需通过财务处)。
审核路径(莆田学院-校园服务-统一身份认证-OA系统-新建流程-科研处业务流程)
OA审核通过后,将合同一式四份(项目合同书需A4正反面打印,如有需要可准备多份)带到科研处856,科研处加盖合同上的技术合同章。
1.3经费开票
项目负责人在OA上提出开票申请,按要求填写内容,经院领导-科研处经办-科研处领导-财务处领导审批后,到财务处资金结算科开具发票。开票所需材料:OA上下载的审批表一份,合同复印件一份(同时需出具合同原件)。经费在打入学校账户的时候要备注“×××的横向项目经费+项目名称”,一般在给对方的发票上标注。(项目经费需由对方单位的公用账户转入学校财务账户)
学校财务账号信息如下:
户 名:莆田学院
账 号:1405010209022059369
开户行:莆田市工商银行荔城支行
1.4项目预立项
1.4.1电子存档流程
待OA系统全部审核及合同全部盖完章后,项目给予预立项(制定项目编号,科研处每半个月将公布最新的一览表)。项目负责人登录科研管理系统进行项目电子存档。
具体操作如下:
(1)登录科研管理系统:登录路径(莆田学院-学术研究-快速通道-科研管理系统-我的项目)
(2)新增横向项目
“合同信息”:填写带*号内容
“项目文档”:上传项目合同(盖红章扫描件)及预算(OA上审批后的pdf格式)
“完成登记”:点击完成
(3)项目审核:二级学院科研秘书登录系统进行初审核,科研处进行再审核。
1.4.2纸质存档流程
合同盖章后,项目负责人将合同(盖红章)原件及预算(OA上审批后打印件)(均为原件,一份)交至学院科研秘书处,科研秘书根据《关于组织开展莆田学院科研项目档案管理工作的通知》(附件3)文件精神,管理横向项目档案。
二、项目正式立项
2.1经费到账:横向科研项目经费到账后,按照月份处理,财务处每个月月初将上一个月的横向经费送到科研处。科研处根据财务送来的经费与预立项项目一览表进行匹配,同时发给各个学院对账并认领。
2.2经费下达:科研处根据科研管理系统上的合同(盖红章扫描件)及预算(OA上的pdf格式)做预算下达的支撑材料,整理预算下达相关材料后,经财务处会计科、预算科审核-科研处审核-财务处审核-分管校领导审核后,将预算下达材料提交至财务处预算科,财务处预算科完成录入后,科研处将在科研管理系统内下达对应的到账经费,项目正式立项(正式立项时间以经费到账时间为准,未同时完成科研管理系统电子存档将不予认定)。
2.3经费开支:完成经费下达后,科研处会通知到二级学院科研秘书,可以开始报销。项目负责人上科研管理系统登记开支情况,打印作为财务报销凭证。报销路径(莆田学院-学术研究-快速通道-科研管理系统-我的经费-对应项目点击报销-支出科目右击)
三、项目信息变更
项目进行过程中,如有需要变更的需要,通过OA提出审核。审核路径(莆田学院-校园服务-统一身份认证-OA系统-新建流程-科研处业务流程)
3.1莆田学院科研项目经费预算调整申请流程:项目负责人对预算进行调整,调整原则参照《莆田学院纵向科研经费管理办法(修订)》(莆院科〔2017〕21号),需将原始预算及修改后预算全部罗列。
3.2莆田学院科研项目重要事项变更申请流程:包括变更负责人、成员,研究内容有重大调整,改变成果形式,申请延期,申请撤项等,需简明扼要说明变更事由。
四、项目结项
4.1纸质结项存档:项目负责人撰写结题报告表(附件4),经委托单位验收(结题报告表上填写验收意见并盖章)及科研处审核,即视为结题。结题材料:结题报告表、项目成果材料,并附上横向项目经费决算表(附件5),材料一式两份(均为原件,二级学院留底1份,项目负责人留底1份,如有需要可多打印几份)。项目相关结题档案由项目负责人自行提交二级学院进行归档、保管及上交校档案室。
2.电子存档:项目负责人登录科研管理系统上传相应材料。上传路径(莆田学院-学术研究-快速通道-科研管理系统-我的项目-对应项目点击项目结项)
上传“结题报告表、决算表、结题支撑材料”扫描件,点击保存,二级学院科研秘书登录系统进行初审核,科研处进行再审核。
五、结余经费管理
已做好结项的项目,其结余经费可由项目组根据项目研究需要继续用于项目直接费用支出,各项费用(除人员经费外)合并使用。通过OA提出,审核路径(莆田学院-校园服务-统一身份认证-OA系统-新建流程-科研处业务流程)
注意:结余经费中,人员经费支出(含已支出)不得高于项目总经费的85%。
备注:
1.横向项目的人员费。根据莆院科〔2022〕5号文件规定,项目的人员经费是指劳务费、专家咨询费和绩效支出等用于人员开支的费用,不应超过项目到账总经费的85%。
2.横向项目正式立项时间以经费到账时间为准(未同时完成科研管理系统电子存档将不予认定)。项目研究时限原则上不少于60天。
3.横向项目合同书范本、横向科研项目结题报告表、横向科研项目经费决算表可到科研处网页“下载中心”下载(表格各要素负责人不得随意更改删减);技术合同审查流程、横向科研项目经费预算审批流程、开具票据审批流程、结余经费审批流程通过OA系统提出申请;
4.项目合同书需A4正反面打印;
5.项目材料请项目负责人及二级学院妥善保存,自行留底,科研处通过科研管理系统上传的合同(盖红章扫描件)及预算(OA上审批后的pdf格式)电子化存档;各二级学院收取一份项目材料(原件)用于学校存档。
6.横向项目立项盖章及结项盖章请到紫霄校区中1图书馆856办理。
7.按照学校管理规定,横向项目于2021年1月1日及之后结题的需执行项目结项材料通过科研管理系统上传的要求。
科研处
2022年7月1日
下一条:莆田学院横向科研项目结题报告表
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